Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wenn Sie die Rolle Key User oder User Manager haben, gehen Sie auf Ihren Avatar → Administration → Users. Hier können Sie alle Unternehmensbenutzer einsehen, Rollen zuweisen und Berechtigungen verwalten. Sie können auch Perspektiven und Collections zuweisen, indem Sie einen Benutzer auswählen und die entsprechenden „Assign“-Schaltflächen nutzen.
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Bei Passwortproblemen können Benutzer ihr Passwort zurücksetzen, indem sie auf der Login-Seite auf „Forgot password?“ klicken. Als User Manager können Sie das Passwort eines Benutzers manuell zurücksetzen, indem Sie ihn unter Administration auswählen, auf die drei Punkte neben dem Namen klicken und „Reset password“ wählen.
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Falls Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) via SAML 2.0 nutzt, müssen sich Benutzer über den SSO-Anbieter Ihres Unternehmens anmelden. Sobald SSO aktiviert ist, ist der Login per Passwort deaktiviert.

Um neue Benutzer einzuladen, gehen Sie zu Administration → Invite Users. Nach dem Versenden erhalten Sie eine der folgenden Rückmeldungen:

Einladungs-E-Mails werden von [email protected] gesendet. Bitte prüfen Sie auch den Spam-Ordner.

Duplikate werden während des Upload- und Validierungsprozesses automatisch erkannt und zusammengeführt. Sollten Sie Duplikate bemerken, die nicht automatisch erkannt wurden, können Sie eine manuelle Zusammenführung direkt über den Chatbot (Wavie) innerhalb der Plattform anfordern.

Um Lieferanten in Collections zu verwalten, nutzen Sie den Reiter Network, um Massenaktualisierungen vorzunehmen, oder fügen Sie Lieferanten direkt in deren Profil zu Collections hinzu oder entfernen sie daraus.

Wenn Sie das Monitoring für einen Lieferanten beenden möchten, entfernen Sie ihn aus allen Collections – dies löscht ihn effektiv aus Ihrem Überwachungsumfang.

Um Benutzerrollen und Berechtigungen zu verwalten und den richtigen Zugriff auf Funktionen in Prewave sicherzustellen, müssen Sie entweder die Rolle Key User oder User Manager haben.

Navigieren Sie zunächst zu Ihrem Avatar in der oberen rechten Ecke → Administration → Users. In diesem Bereich können Sie Ihren gesamten Benutzerstamm einsehen und konfigurieren, wer innerhalb Ihrer Organisation worauf zugreifen kann.

Sie können je nach den Verantwortlichkeiten der einzelnen Benutzer unterschiedliche Rollen zuweisen:

Um Rollen zuzuweisen oder zu ändern, wählen Sie einen Benutzer aus und verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü, um sein Profil zu konfigurieren, oder verwenden Sie die Schaltflächen Assign Perspective und Assign Collection, um Zugriff auf bestimmte Inhalte zu gewähren.

Der Zugriff auf bestimmte Funktionen hängt von Ihrem Zugriff ab:

Diese Tools helfen sicherzustellen, dass Ihr Team über die entsprechende Sichtbarkeit und Kontrolle in Prewave verfügt – während gleichzeitig Compliance, Sicherheit und Klarheit in allen Workflows gewahrt bleiben.

Wenn Sie bemerken, dass Risiko-Alerts fehlen, verzögert erscheinen oder dupliziert sind, bietet Prewave verschiedene Möglichkeiten, diese Probleme effizient anzugehen – sowohl durch Plattformfunktionen als auch durch automatisierte Prozesse.

Fehlende Alerts:
Wenn Sie glauben, dass ein Alert für ein bekanntes Ereignis hätte ausgelöst werden müssen, ihn aber nicht sehen, nutzen Sie Wavie, unseren In-Plattform-Chatbot. Klicken Sie auf das Prewave-Logo in der unteren rechten Ecke, wählen Sie „Alert related issue“ → „Alert missed“ und übermitteln Sie eine kurze Ereignisbeschreibung zusammen mit einem Quell-Link, falls verfügbar. Unser Team wird das Ereignis validieren und Sie benachrichtigen, sobald der Alert überprüft oder erstellt wurde.

Verzögerte Alerts:
Alerts für Tier-N-Lieferanten können länger dauern, bis sie erscheinen, da Zeit benötigt wird, um Deep-Tier-Netzwerkverbindungen zu rekonstruieren und zu validieren. Der Algorithmus von Prewave muss Lieferkettenverbindungen bestätigen, bevor relevante Alerts generiert werden können. Tier-1-Alerts, die auf direkten Lieferantenbeziehungen basieren, werden normalerweise viel schneller verarbeitet. Jeder Alert enthält unten einen Zeitstempel, der angibt, wann er auf der Plattform veröffentlicht wurde – beachten Sie, dass dies vom tatsächlichen Datum des Ereignisses abweichen kann.
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Duplizierte Alerts:
Wenn Sie zwei oder mehr Alerts für dasselbe Ereignis sehen, melden Sie dies über Wavie, indem Sie „Alert related issue“ → „Alert problem“ und dann „Duplicate“ wählen. Bitte geben Sie die Alert ID an, die sich neben dem Zeitstempel der Erstellung des Alerts befindet. Prewave nutzt auch eine automatisierte Deduplizierung, die doppelte Ereignisse erkennt und depriorisiert – insbesondere wenn ähnliche Alerts innerhalb kurzer Zeitfenster erscheinen. Zusammen tragen diese Tools dazu bei, dass Ihre Risikoüberwachung präzise, zeitnah und handlungsrelevant bleibt.
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Zusätzliche Ressourcen

Prewave bietet einen optimierten Prozess für die Einbindung von Lieferanten durch Self Assessments und Product Origin Requests, der Ihnen hilft, kritische Daten für die Risikoanalyse und Compliance zu sammeln.

Senden von Supplier Self Assessments (SSAs):

Sie können Assessments auf zwei Arten versenden:

Verwalten von SSAs:

Der Assessment-Status wird automatisch aktualisiert – von „Requested“ auf „Completed“, sobald der Lieferant eine Antwort übermittelt. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Antworten eingehen. Sie können die Abschlussquoten verfolgen, Erinnerungen senden und den Fortschritt im Bereich Assessment der Plattform überwachen.

Senden von Product Origin Requests (PORs):

Wenn Produktherkunftsdaten fehlen (z. B. für die EUDR-Compliance), können Sie:

Verwalten von PORs:

Lieferanten erhalten eine E-Mail, die sie auffordert, Geostandort- und Produktionsdetails anzugeben. Nach der Übermittlung verknüpft Prewave die Daten automatisch mit den entsprechenden Produkteinträgen in Ihrem Konto – was genaue Aufzeichnungen und eine reibungslosere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

Diese Tools machen es einfach, die Kontaktaufnahme zu verwalten, Antworten zu überwachen und die Sorgfaltspflichten einzuhalten.

Zusätzliche Ressourcen

Um den Fortschritt von Supplier Self Assessments (SSAs) zu verfolgen, gehen Sie zum Bereich Assessment und öffnen Sie die Ansicht Reporting. Dieses Dashboard bietet einen Überblick über alle geplanten Assessments, einschließlich des aktuellen Status und der Rücklaufquoten pro Lieferant.
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Was jeder Status bedeutet:

Wie man Probleme beim Abschluss löst:
Wenn ein Assessment ohne Antwort im Status Requested feststeckt, können Sie Erinnerungen aus den Assessment-Einstellungen erneut versenden. Beim Versenden eines neuen Fragebogens können Sie auch automatische Erinnerungen alle zwei Wochen aktivieren, um die Rücklaufquoten zu verbessern.
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Erwägen Sie bei als Failed markierten Assessments, den Lieferanten direkt zu kontaktieren, um nachzufassen. Wenn Kontaktdaten veraltet sind oder fehlen, können Sie diese aktualisieren und den Fragebogen erneut versenden. Sobald ein Lieferant seine Antwort übermittelt, aktualisiert das System den Status automatisch auf Completed.
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Diese Tools helfen sicherzustellen, dass Ihre Assessment-Kampagnen auf Kurs und compliant bleiben.
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Zusätzliche Ressourcen

Das Risikobewertungssystem von Prewave ist darauf ausgelegt, Ihnen eine umfassende und handlungsrelevante Sicht auf das Lieferantenrisiko zu geben. Jeder Score wird basierend auf mehreren Datenquellen und Methoden berechnet, um sowohl die aktuelle als auch die zugrunde liegende Risikoexposition widerzuspiegeln.

360° Risk Score

Der 360°-Score ist eine gewichtete Kombination aus vier Hauptkomponenten:

Alert Score

Dieser Score wird berechnet basierend auf:

Peer Score

Der Peer Score kombiniert:

Bewertungsskala

Alle Scores reichen von 1 bis 100, wobei 100 das niedrigste Risiko anzeigt. Das System verwendet eine nicht-lineare Gewichtung, was bedeutet, dass negative Faktoren (z. B. ein schwerwiegender Alert) eine stärkere Auswirkung haben als positive, um sicherzustellen, dass das Risiko nie unterschätzt wird. Dieser mehrschichtige Ansatz hilft Ihnen, informierte Entscheidungen mit Transparenz, Konsistenz und Kontext zu treffen.

Die Perspectives von Prewave sind vorkonfigurierte Risikoansichten, die darauf zugeschnitten sind, Ihnen bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen wie EUDR, LkSG und CSDDD zu helfen. Jede Perspektive konzentriert sich auf relevante Risikokategorien, Assessment-Workflows und Dokumentationsprozesse zur Unterstützung einer strukturierten Sorgfaltspflicht.

EUDR Perspective

Überwacht Risiken im Zusammenhang mit Entwaldung und Waldschädigung über sieben Haupt-Ereignistypen hinweg, einschließlich Landkonflikten, Verlust der biologischen Vielfalt und Umweltverstößen. Sie unterstützt die Compliance durch:

LkSG Perspective

Unterstützt die Einhaltung des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) mit Tools für:

CSDDD und andere Perspectives

Bieten einen umfassenden Rahmen zur Erfüllung der Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) und ähnlicher Anforderungen. Sie erhalten:

Jede Perspektive integriert nahtlos das Inbound- und Outbound-Monitoring, bietet Ihnen einen klaren Prüfpfad und speichert Compliance-Nachweise für die erforderlichen gesetzlichen Zeiträume. Dies stellt sicher, dass Sie immer an den neuesten Sorgfaltsregelungen ausgerichtet sind – ohne zusätzlichen Mehraufwand.
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Zusätzliche Ressourcen

Um Ihre Risikoreaktionsaktivitäten zu verwalten, navigieren Sie über Ihr Avatar-Menü zum Reiter Actions. Dieser Bereich zentralisiert alle internen Maßnahmen, Aufgaben und Folgemaßnahmen, die mit Lieferanten und Alerts verknüpft sind. Hinweis: Sie benötigen die Rolle Action Access, um diese Funktion einzusehen oder zu verwalten.

Maßnahmen erstellen

Sie können Maßnahmen auf verschiedene Weise erstellen:

Arten von Maßnahmen

Maßnahmen sind zur Klarheit kategorisiert:

Aufgaben verwalten

Alle To-dos – wie Anfragen für Risikostellungnahmen, Assessment-Erinnerungen oder Nachfassaktionen – werden in der Task List verfolgt. Sie können:

Nutzen Sie das Action Dashboard, um einen allgemeinen Überblick über alle offenen Maßnahmen zu erhalten, und wechseln Sie zum Action Planner, um Zeitpläne und Arbeitslasten effektiv zu verwalten. Diese Tools gewährleisten eine konsequente Nachverfolgung und Rechenschaftspflicht in Ihren Workflows des Lieferketten-Risikomanagements.

Zusätzliche Ressourcen

Prewave ermöglicht es Ihnen, wichtige Daten in verschiedenen Formaten für das Risikoberichtswesen, die Compliance-Dokumentation und interne Überprüfungen zu exportieren. So verwalten Sie Exporte und lösen gängige Probleme:

Daten exportieren

Die meisten Exporte können durch Klicken auf die Schaltfläche „Export“ im Reiter Reporting gestartet werden. Abhängig von der Dateigröße:

Sie können auf gespeicherte Exporte zugreifen über:

Exportformate umfassen:

Fehlerbehebung bei Exportproblemen

Wenn Sie weiterhin Probleme haben, zögern Sie nicht, sich an [email protected] zu wenden. Unser Team kann Sie bei der Lösung technischer Probleme unterstützen und sicherstellen, dass Ihre Berichte korrekt generiert werden.

Zusätzliche Ressourcen

Collections in Prewave sind ein wesentliches Mittel, um Lieferanten basierend auf gemeinsamen Merkmalen wie Produkttyp, Abteilung, Geografie oder Risikoexposition zu gruppieren. Sie ermöglichen eine gezielte Überwachung, optimierte Zusammenarbeit und personalisierte Ansichten in Ihrer gesamten Organisation.

Um eine neue Collection zu erstellen:

Lieferanten zu Collections hinzufügen

Sie können Lieferanten auf zwei Arten hinzufügen:

Teilen und Zugriffskontrolle

Collections können geteilt werden, indem Teammitgliedern Rollen zugewiesen werden:

Für einen breiteren Zugriff können Sie ganze Teams (konfiguriert im Bereich Administration) zu Collections zuweisen, was eine strukturierte Zusammenarbeit ermöglicht.

Collections verwalten

Sie können:

Collections sind ein leistungsstarkes Tool, um Ihren Lieferantenstamm zu strukturieren, Ihre Überwachung zu fokussieren und Stakeholder auf bestimmte Ziele oder Risikobereiche auszurichten.

Zusätzliche Ressourcen

Wenn Sie während der Nutzung von Prewave auf technische Probleme stoßen, gibt es mehrere einfache Möglichkeiten, diese zu melden:

Über Wavie (Prewave Chatbot)

Klicken Sie auf das Prewave-Logo in der unteren rechten Ecke der Plattform und wählen Sie „Report a Bug“.

Um unserem Team zu helfen, das Problem schnell zu lösen, geben Sie bitte Folgendes an:

Sie können auch den Status bestehender Tickets überprüfen oder weitere Details hinzufügen, indem Sie „An Existing Ticket“ auswählen und Ihre Ticket-ID eingeben.

Per E-Mail

Sie können technische Probleme direkt melden, indem Sie eine E-Mail an unser Support-Team unter [email protected] senden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie nicht auf die Plattform oder den Chatbot zugreifen können.

Unser Support-Team prüft alle eingehenden Probleme umgehend und hält Sie über den gesamten Lösungsprozess auf dem Laufenden.