ZU BEACHTEN: Die Benutzerrolle "Action Access" muss dem Benutzer zugewiesen sein, um auf Actions zugreifen zu können. Mehr zu Rollen & Plänen hier.
Auf der Registerkarte "Actions" können die Benutzer Aktionen und Maßnahmen für ihren Lieferantenstamm planen und beaufsichtigen. Diese Maßnahmen werden auf der Grundlage von Group Scores und aktuellen Warnmeldungen (hohe und höhere Kritikalität) vorgeschlagen.
Sie erreichen die Registerkarte "Actions", indem Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke klicken und zu "Actions" gehen.
Der Aktionsplaner und das Aktions-Dashboard sind die Hauptansichten, die oben links auf der Seite aufgerufen werden können.
Aktionsplaner
Der Planer bietet einen vollständigen Überblick über alle vorgeschlagenen und durchgeführten Aktionen für das Lieferantenportfolio. Die vorgeschlagenen Maßnahmen basieren auf den Bewertungen der Ereignisgruppen und den Alerts (Kritikalität hoch und höher). Die Höhe der vorgeschlagenen Maßnahmen hängt von den zuvor durchgeführten/übersprungenen Maßnahmen ab.
BEISPIEL: Ein Self-Assessment (Schweregrad S1) wurde bereits abgeschlossen, hat aber nicht die erwarteten Ergebnisse gebracht. Nun schlägt das System eine Maßnahme mit einem höheren Schweregrad (S2) vor usw. Weitere Informationen über Schweregrade und Aktionsarten finden Sie am Ende dieses Artikels.
Verwenden Sie die Filter, um die empfohlenen Maßnahmen auf der Grundlage von Perspektive, Sammlungen, Maßnahmenpriorität, Infotag-Gruppe (Ereignisgruppe) und Schweregrad anzupassen.
Je nach gewählter Perspektive passen sich die Ereignisgruppen und der Gesamtscore an. Folglich ändern sich auch die empfohlenen Maßnahmen.
Erweitern Sie die Informationen zum Lieferantenstandort auf der linken Seite, indem Sie auf den Pfeil klicken. Die Action Priority und der Gesamtscore sowie der Impact (falls festgelegt) werden erweitert. Sie können nun die empfohlenen Maßnahmen für jede Ereignisgruppe der gewählten Perspektive sehen. In diesem speziellen Beispiel hat die Ereignisgruppe Governance einen kritischen Risikowert (29), was zu empfohlenen Maßnahmen führt.
Wenn Sie den Mauszeiger über „Last Actions“ bewegen, erhalten Sie weitere Informationen.
Maßnahmen stumm schalten
Wenn Sie keine Handlungsempfehlungen für bestimmte Sites sehen möchten, können Sie auf das Stummschaltungssymbol im Aktionsplaner klicken, um die Empfehlungen zu unterdrücken. Wenn Sie wieder bereit sind, Empfehlungen zu erhalten, klicken Sie einfach erneut auf das Symbol mit der gekreuzten Glocke.
Tipp: Mithilfe der Bulk Funktion können mehrere Sites auf einmal stummgeschaltet werden.
Maßnahmen für mehrere Sites gleichzeitig erstellen
Mit dem Bulk Tool können Aktionen für mehrere Lieferanten Sites gleichzeitig erstellt werden. Wählen Sie die Lieferanten mittels Ankreuzen des Kästchens aus oder klicken sie auf "Add Action for All"
Füllen Sie die Informationen im Popup-Fenster aus, z. B. Kategorie, Typ und Titel für die Bulk-Aktion, und klicken Sie auf Speichern. Anschließend erhalten Sie eine Meldung über die erfolgreiche Erstellung der Aktionen.
Die Maßnahmen werden dann im Maßnahmen-Dashboard angezeigt.
Da Aktionen nur mit einer bestimmten Site verknüpft werden können, wird bei Bulk-Aktionen eine neue Aktion für jede einzelne Site erstellt.
Aktions Dashboard
Hier können alle spezifischen Informationen zu bereits geplanten Maßnahmen im Detail eingesehen werden, wie z.B.: das beteiligte Unternehmen (Lieferantenstandort / Site), der Status der Maßnahme, zugewiesene Mitarbeiter, das Erstellungs-, Aktualisierungs- und Fälligkeitsdatum sowie der Typ der Maßnahme. Die jeweiligen Tabs können auch zur Sortierung verwendet werden: Durch Auswahl der Überschriften werden die aufgelisteten Maßnahmen alphabetisch sortiert, so dass Sie bestimmte Maßnahmen schneller finden können.
Verwenden Sie die Suchleiste, um Informationen zu einem der Felder zu finden. Mit den Filtern im oberen Bereich können Sie nach Maßnahmentypen, Status, Organisationen, Teams und Sammlungen filtern. Weitere Filter sind verfügbar, wenn Sie auf Weitere Filter klicken.
Sie können auf dieser Seite auch neue Maßnahme erstellen, indem Sie auf Aktion erstellen klicken. Füllen Sie die Felder wie gewünscht aus und klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Es ist möglich, den Status für mehrere Aktionen gleichzeitig zu aktualisieren, indem Sie das Kästchen für die gewünschten Aktionen ankreuzen und dann Status aktualisieren wählen.
Aktions Status
Um den Status einer bestimmten Aktion zu verfolgen, können Sie bestimmte Status zuweisen, von Geplant bis Beendet.
Planned: wird automatisch zugewiesen, wenn eine neue Aktion erstellt wird.
In Progress: Der Benutzer beginnt tatsächlich mit der Arbeit an der Aktion. Zum Beispiel die Überprüfung eines Vorfalls oder die Bewertung der potenziellen Risiken.
Requested: Es wurde eine Anfrage an den Lieferanten gesendet. Zum Beispiel eine Stellungnahme zu einem bestimmten Vorfall oder die Aufforderung, eine Lieferantenselbstauskunft auszufüllen.
In Review: Der Lieferant hat geantwortet und der Benutzer überprüft die Antwort.
Finished: Die Aktion wurde abgeschlossen. Zum Beispiel wurde die Selbstbewertung mit den gewünschten Antworten empfangen.
Aborted: Die Aktion wurde abgebrochen. Beispiel: Die Vorfall Prüfung kommt zu dem Schluss, dass der betreffende Vorfall irrelevant ist, oder die Selbsteinschätzung ist nicht mehr erforderlich.
Failed: Die Aktion hat nicht zum gewünschten Ergebnis geführt. Zum Beispiel hat der Lieferant trotz mehrfacher Aufforderung nicht auf die Selbstbewertung geantwortet.
Schweregrad (Severity)
Maßnahmen werden in 4 Schweregrade eingeteilt. S1 ist die am wenigsten schwerwiegende Stufe, Maßnahmen sind hier zum Beispiel Self-Assessments.
S4 ist die höchste Stufe, mit Maßnahmen wie temporäres Off-Boarding von Lieferanten.
Arten von Präventionsmaßnahmen
Diese Maßnahmen werden typischerweise aufgrund von Erkenntnissen aus Alerts und dem 360° Score eingeleitet.
Action Type Name | Severity | Description |
Basic Self Assessment | S1 | Schließt die von Prewave bereitgestellten Self Assessments ein. Das Basic Self Assessment kann an einen Vertreter des betroffenen Lieferanten/Kunden/eigenen Standorts gesendet werden.
Hierfür müssen Sie einen Verbindungskontakt (E-Mail) angeben. Wenn die kontaktierte Person noch kein Prewave-Benutzer ist, erhält sie eine E-Mail mit der Aufforderung, sich zu registrieren und auf die von Ihnen gestellte Anfrage zu antworten. Wenn die Person bereits Prewave-Benutzer ist, wird sie per E-Mail und auf der Plattform benachrichtigt.
Das beantwortete Basic Self Assessment wird in der Self-Assessment Sektion angezeigt und die Aktion zum Versenden erstellt. Der Empfänger des Basic Self Assessment kann festlegen, an wen er die Informationen in Prewave weitergeben möchte. Die Ergebnisse des Basic Self Assessment fließen in den Self Assessment Score des Lieferanten/Kunden/eigenen Standorts ein. |
Code of Conduct | S1 | Mit Prewave können Sie Ihren Code of Conduct (CoC) als .pdf hochladen oder einen Link zu Ihrem online bereitgestellten CoC bereitstellen. Mit diesen Informationen kann Prewave eine operative CoC-Aktionsart einrichten. Somit können Sie eine Aufforderung zur CoC-Unterzeichnung an Ihre Lieferanten senden. Hierfür müssen Sie einen Verbindungskontakt (E-Mail) angeben. Wenn die kontaktierte Person noch kein Prewave-Benutzer ist, erhält sie eine E-Mail mit der Aufforderung, sich zu registrieren und auf die von Ihnen gestellte Anfrage zu antworten. Ist er bereits Prewave-Benutzer, wird er per Mail und auf der Plattform benachrichtigt. Nach der Beantwortung kann der CoC dann in der Aktion gefunden werden. |
Internal Review | S1 | Eine interne Überprüfung wird auf der Grundlage erster Erkenntnisse aus einer Risikoanalyse durchgeführt. Sie dient dazu, Informationen über einen Lieferanten/Kunden/eigene Standorte auf der Grundlage von internem Wissen in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren. |
Detailed Self Assessment | S2 | Eine vom Kunden bereitgestellte Selbstbeurteilung (Detailed Self Assessment/DSA) kann an einen Vertreter des betroffenen Lieferanten/Kunden/eigenen Standorts gesendet werden. Hierfür müssen Sie einen Verbindungskontakt (E-Mail) angeben. Wenn die kontaktierte Person noch kein Prewave-Benutzer ist, erhält sie eine E-Mail mit der Aufforderung, sich zu registrieren und auf die von Ihnen gestellte Anfrage zu antworten. Wenn er bereits Prewave-Benutzer ist, wird er per Mail und auf der Plattform benachrichtigt.
Die Antwort wird in der Self-Assessment Sektion angezeigt. Der DSA-Empfänger kann festlegen, an wen die Informationen in Prewave weitergegeben werden sollen. Die Ergebnisse des DSA fließen in den Self Assessment Score des Lieferanten/Kunden/eigenen Standorts ein. |
Contactual Assurance | S2 | Kann verwendet werden, um bestimmte Vereinbarungen zu dokumentieren, die mit einem Standort oder einer Site Group getroffen wurden. In der Regel setzen Benutzer diese Aktionsart ein, um bestimmte Verhaltensweisen oder Ergebnisse an einem Standort oder einer Site Group vertraglich zu sichern. |
Industry Cooperation | S2 | Damit werden Initiativen dokumentiert, die darauf abzielen, den Grad der Einflussnahme zu erhöhen, indem andere Kunden des betreffenden Standorts oder der betreffenden Site Group erreicht werden. Durch die Initiierung einer Branchenkooperation können mehrere Unternehmen einen gemeinsamen Korrekturmaßnahmenplan formulieren und den gemeinsamen Einfluss nutzen, um die Chancen zu erhöhen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die tatsächlich durchgeführten Aktionen sollten in anderen Aktionskarten dokumentiert werden. Diese Aktionsart dokumentiert ausschließlich den gemeinsamen Korrekturmaßnahmenplan. |
Supplier Engagement | S2 | Dabei handelt es sich um eine Mischung aus Gesprächen/Verhandlungen mit Ihrem Lieferanten und einer Umfrage unter den Mitarbeitern Ihres Lieferanten. Damit soll der Lieferant dazu gebracht werden, von sich aus Maßnahmen zu ergreifen, anstatt ihn zu zwingen, etwas zu unternehmen. |
Awareness Training | S3 | Mithilfe der Prewave Action Plattform können unsere Kunden die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der digitale Sensibilisierungsschulungen zum Thema Arbeitssicherheit und anderen Themen durchführt. |
Desk Audit | S3 | Mithilfe der Prewave Action Plattform können unsere Kunden die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der Desk-Audits durchführt und seine Ergebnisse an Prewave zurückmeldet. |
Certification | S3 | Diese Aktionsart wird verwendet, um Initiativen zu dokumentieren, die darauf abzielen, einen Standort oder eine Site Group zertifizieren zu lassen. In dieser Aktion können alle diesbezüglichen Bemühungen und die zu erwerbende Zertifizierungsart dokumentiert werden |
On-site Audit | S4 | Mithilfe der Prewave Action Plattform können unsere Kunden die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der Audits vor Ort durchführt und seine Ergebnisse an Prewave zurückmeldet. |
Off-boarding | S4 | Dies ist eine ultima ratio-Maßnahme, die durchgeführt wird, wenn alle geeigneten Maßnahmen ausgeschöpft sind. Mit dieser Aktionsart können Sie die Beendigung einer Geschäftsbeziehung dokumentieren. |
Arten von Abhilfemaßnahmen
Diese Maßnahmen werden typischerweise aufgrund von Erkenntnissen aus Alerts und akut auftretenden Vorfällen eingeleitet.
Action Type Name | Severity | Description |
Incident Review | S1 | Eine Vorfallsprüfung wird auf der Grundlage von Alerts durchgeführt, die für den betreffenden Lieferanten/Kunden/eigenen Standort relevant scheinen. Mit einer Vorfallsprüfung können Sie die Ergebnisse Ihrer Nachforschungen zu dem Alert dokumentieren. Außerdem können Sie so den Schweregrad des Vorfalls und den Impact Ihrer Organisation auf den Lieferanten/Kunden/das eigene Ziel und den jeweiligen Vorfall bewerten. |
Statement Request | S2 | Auf der Grundlage von Alerts kann ein Statement Request durchgeführt werden. Dieser kann an einen Vertreter des betroffenen Lieferanten/Kunden/eigenen Standorts gesendet werden. Hierfür müssen Sie einen Verbindungskontakt (E-Mail) angeben. Wenn die kontaktierte Person noch kein Prewave-Benutzer ist, erhält sie eine E-Mail mit der Aufforderung, sich zu registrieren und auf die von Ihnen gestellte Anfrage zu antworten. Wenn er bereits Prewave-Benutzer ist, wird er per E-Mail und auf der Plattform benachrichtigt. Die angegebene Erklärung wird in der Benachrichtigung angezeigt und die Aktion wird aus dieser Anfrage erstellt. Der Empfänger der Anfrage kann festlegen, an wen diese Informationen in Prewave weitergegeben werden sollen. |
Industry Cooperation | S2 | Damit werden Initiativen dokumentiert, die darauf abzielen, den Grad der Einflussnahme zu erhöhen, indem andere Kunden des betreffenden Standorts oder der betreffenden Site Group erreicht werden. Durch die Initiierung einer Branchenkooperation können mehrere Unternehmen einen gemeinsamen Korrekturmaßnahmenplan formulieren und den gemeinsamen Einfluss nutzen, um die Chancen zu erhöhen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die tatsächlich durchgeführten Aktionen sollten in anderen Aktionskarten dokumentiert werden. Diese Aktionsart dokumentiert ausschließlich den gemeinsamen Korrekturmaßnahmenplan. |
Supplier Engagement | S2 | Dabei handelt es sich um eine Mischung aus Gesprächen/Verhandlungen mit Ihrem Lieferanten und einer Umfrage unter den Mitarbeitern Ihres Lieferanten. Damit soll der Lieferant dazu gebracht werden, von sich aus Maßnahmen zu ergreifen, anstatt ihn zu zwingen, etwas zu unternehmen. |
Awareness Training | S3 | Mithilfe der Prewave Action Plattform können unsere Kunden die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der digitale Sensibilisierungsschulungen zum Thema Arbeitssicherheit und anderen Themen durchführt. |
On-site Audit | S4 | Mithilfe der Prewave Action Plattform können unsere Kunden die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der Audits vor Ort durchführt und seine Ergebnisse an Prewave zurückmeldet. |
Off-boarding | S4 | Dies ist eine ultima ratio-Maßnahme, die durchgeführt wird, wenn alle geeigneten Maßnahmen ausgeschöpft sind. Mit dieser Aktionsart können Sie die Beendigung einer Geschäftsbeziehung dokumentieren. |
Temporary Suspension | S4 | Diese Aktionsart wird verwendet, um eine zeitlich begrenzte Aussetzung aller Geschäftsbeziehungen zu dokumentieren. Sie kann verwendet werden, um den Druck auf Standorte und Site Groups zu erhöhen, die trotz mehrerer Interventionen die in der Zielsetzung definierten Erwartungen nicht erfüllen. |