Bitte beachten: Um Teams erstellen zu können, benötigen Sie entweder den „Key User“-Plan oder die Rolle „Team Manager“
Überblick und Vorteile von Teams
Teams in Prewave ermöglichen es Nutzer:innen, effizient innerhalb der Plattform zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Durch das Gruppieren von Nutzer:innen in Teams können Collections verwaltet, Actions zugewiesen und Statement Requests strukturierter bearbeitet werden. Teams bieten eine bessere Übersicht, Verantwortlichkeit und Kontrolle über Workflows innerhalb der Organisation.
Wie erstelle ich ein Team
Um ein Team zu erstellen, klicken Sie auf Ihren Avatar oben rechts und wählen anschließend „Administration“.
Im nächsten Schritt finden Sie die Team-Funktionalitäten in der Listenübersicht auf der linken Seite der Seite.
Neben der Übersicht aller Teams Ihrer Organisation, die Sie bearbeiten und/oder löschen können, haben Sie die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen, indem Sie auf den Button „+ Neues Team“ klicken.
Sobald Sie den Team-Erstellungsprozess starten, können Sie die Organisation auswählen, für die Sie das Team erstellen möchten – vorausgesetzt, Sie haben Zugriff auf mehrere Organisationen. Außerdem ist es erforderlich, einen aussagekräftigen Teamnamen zu vergeben. Während der Erstellung können Sie direkt Nutzer:innen der ausgewählten Organisation dem neuen Team hinzufügen. Vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ zu klicken, sobald Sie fertig sind.
Sie können sich auch dafür entscheiden, Nutzer:innen zu einem späteren Zeitpunkt hinzuzufügen und das Team über die Übersicht ⬇️ zu bearbeiten.
Anwendungsbeispiele
Sobald Sie Ihre Teamstruktur eingerichtet haben, profitieren Sie von einer engeren Zusammenarbeit in verschiedenen Bereichen der Plattform. Hier sind einige Anwendungsbeispiele, welche Sie in Ihrer Organisation verwenden können ⬇️.
Strukturierung von Workspaces: Sichtbarkeit, Collections und Actions
Die Nutzung der Teamstruktur innerhalb von Prewave ist der effektivste Weg, um eine klare Übersicht zu behalten, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass Nutzer:innen nur die für sie relevanten Informationen sehen.
Collection-Typen und Sichtbarkeit
Prewave verwendet zwei Arten von Collections, um den Zugriff auf Daten gezielt zu steuern:
Collection Typ | Sichtbarkeit | Zweck |
User Collection | Nur für den Ersteller sichtbar. | Für die persönliche Nutzung und private Lieferantensets. |
Company Collection | Kann mit bestimmten Teams oder dem gesamten Unternehmen geteilt werden. | Wird für kollaborative Arbeit und team-spezifische Lieferantensets verwendet. |
Erstellung team-spezifischer Collections
Durch das Zuweisen einer Company Collection zu einem bestimmten Team stellen Sie sicher, dass nur die Mitglieder dieses Teams das zugehörige Lieferantenset sehen – das verbessert die Übersicht und den Fokus.
Navigieren Sie zu Network und klicken Sie auf das „+“ neben „My Collections“ in der linken Seitenleiste, um eine neue Collection zu erstellen.
Setzen Sie den Typ auf „Company“.
Weisen Sie diese Collection dem spezifischen Team zu, das die darin enthaltenen Lieferanten verwalten soll
Bitte beachten: Beim Erstellen einer Collection können Sie diese nur den Teams zuweisen, bei denen Sie aktuell Mitglied sind.
Strukturierung und Zuweisung von Actions
Die Teams-Funktion ist auch entscheidend für das Workflow-Management und die Verantwortlichkeit:
Beim Erstellen von Actions sollten Sie die „Teams“-Funktion nutzen, um Aufgaben strukturiert zu erstellen und gezielt zuzuweisen.
Alle Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung, dass eine Action ihnen (bzw. ihrem Team) zugewiesen wurde – das schafft klare Verantwortlichkeiten.
Filtern von Actions nach Team
Um den Status relevanter Aufgaben für Sie und Ihre Kolleg:innen schnell zu überblicken:
Navigieren Sie zur Actions-Ansicht (klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und wählen Sie „Actions“).
Verwenden Sie den „Teams“-Filter, um die Ansicht einzugrenzen und nur die Actions anzuzeigen, die Ihrem spezifischen Team zugewiesen wurden. So kann sich jedes Teammitglied ausschließlich auf die eigene Arbeitslast konzentrieren
Wichtigste Erkenntnisse: Effizienz, Klarheit und Kontrolle
Die Team-Funktionalität in Prewave ist mehr als nur ein Gruppierungswerkzeug – sie ist ein zentrales Instrument, um Effizienz, Klarheit und Kontrolle in Ihrer Organisation zu steigern.
Durch die korrekte Implementierung von Teams stellen Sie sicher, dass Sichtbarkeit gezielt gesteuert, Zusammenarbeit effizient gestaltet und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen werden – und das über alle wichtigen Workflows hinweg: von der Verwaltung von Supplier Collections bis hin zum Tracking von Actions.
Nutzen Sie diese Funktion, um zu optimieren, wie Ihre Organisation mit der Prewave-Plattform arbeitet und von ihr profitiert.